Ultimo aggiornamento: 29 ottobre 2026
Questa informativa spiega quali dati personali tratta METIS Italia (il sito www.metisitalia.it e i servizi Election Day e Poll), perché, per quanto tempo li conserva e quali diritti hai, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003.
1. Chi tratta i dati
Titolare del trattamento: Silvia Baudrino, Corso Magenta 1/10a, C.F. BDRSLV63S45L219J, PEC silvia.baudrino@pec.it, email info@metisitalia.it (di seguito "METIS Italia").
METIS Italia è titolare dei dati di chi visita il sito, di chi crea un account per organizzare votazioni, dei pagamenti, dei messaggi inviati con il modulo contatti o con le segnalazioni e dei sondaggi Poll.
Votazioni Election Day. I dati di candidati ed elettori li inserisce l'organizzatore della votazione (associazione, scuola, ordine professionale, azienda, condominio...), che ne è il titolare: è lui che decide chi vota e per quale motivo. METIS Italia tratta questi dati per suo conto, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per far svolgere la votazione. Se sei un elettore o un candidato, per esercitare i tuoi diritti rivolgiti in primo luogo all'organizzatore; se scrivi a METIS Italia, inoltreremo la richiesta all'organizzatore e lo aiuteremo a risponderti.
Assistenza. Per risolvere problemi e rispondere alle richieste degli organizzatori, il personale di assistenza autorizzato di METIS Italia può vedere l'area riservata di un organizzatore in sola lettura (votazioni, candidati, elettori, risultati). Ogni accesso viene registrato con data, ora e nome di chi l'ha fatto. Nemmeno l'assistenza può sapere chi ha votato cosa.
Quadro delle votazioni. Per gestire e migliorare il servizio (assistenza, capacità della piattaforma, ritmo degli invii, rispetto dei piani e prevenzione degli abusi) i super-amministratori di METIS Italia vedono un quadro di tutte le votazioni con i soli dati di servizio: titolo, organizzatore, stato, date, numero di candidati, elettori, inviti, aperture e votanti, affluenza, impostazioni e piano. Il quadro non mostra nomi ed email di elettori e candidati e nessuno, nemmeno METIS Italia, può sapere chi ha votato cosa. Ogni consultazione viene registrata con data, ora e nome di chi l'ha fatta.
2. Quali dati trattiamo
Visite al sito
- Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser, pagina visitata, pagina di provenienza, data e ora, eventuale codice di una nostra comunicazione presente nel link. Il sito li registra nel proprio registro degli accessi; li registra anche il fornitore di hosting nei suoi log tecnici.
- Cookie e memoria del browser: cookie tecnico di sessione (necessario per l'accesso e per la protezione dei moduli) e cookie che ricorda le tue scelte sul banner dei cookie. I dettagli sono nella Cookie Policy.
Account dell'organizzatore (area riservata)
- Nome, cognome, email, password (salvata solo in forma cifrata non reversibile), lingua; facoltativi: ragione sociale, indirizzo, comune, provincia, CAP, nazione, telefono, partita IVA o codice fiscale.
- Accessi all'area riservata (registro degli accessi come sopra); tentativi di accesso errati (impronta dell'email e indirizzo IP, per bloccare i tentativi ripetuti).
- Segnalazioni scritte al team (nome e testo dei messaggi).
- Consenso a ricevere novità e offerte (facoltativo, chiesto in registrazione con una casella separata non preselezionata): se lo dai salviamo il consenso e la data. Puoi revocarlo quando vuoi scrivendo a info@metisitalia.it.
- Logo dell'organizzazione, se lo carichi per il verbale di scrutinio (con lo sblocco o una licenza).
- Uso dei servizi gratuiti: registriamo eventi come "votazione creata", "limite raggiunto", "sblocco acquistato", "verbale scaricato", legati al tuo account e alla votazione ma senza alcun dato degli elettori, per contare le votazioni gratuite del mese e capire come migliorare il servizio.
Pagamenti delle licenze e degli sblocchi
- Nome e cognome indicati nel pagamento, tipo di licenza, importo, valuta, codici della transazione, periodo di validità. Il pagamento avviene su PayPal: METIS Italia non riceve né conserva i dati della carta o del conto.
- Sblocco di una singola votazione: votazione sbloccata, fascia acquistata, importo, codice della transazione PayPal, email del pagante indicata da PayPal, data ed eventuale rimborso.
Votazioni Election Day (dati inseriti dall'organizzatore)
- Candidati: nome, cognome, email (cifrata), eventuale foto e presentazione. Nome, foto e presentazione sono mostrati agli elettori sulla scheda e, a votazione chiusa, nei risultati.
- Elettori: nome, cognome, email (salvata cifrata), link personale di voto.
- Andamento dell'invito, visibile all'organizzatore: data di invio dell'email; data di apertura dell'email, rilevata con una piccola immagine contenuta nell'email (se il programma di posta scarica le immagini); data di apertura del link di voto; data dell'ultimo promemoria inviato; giorno del voto (solo la data, senza ora). L'organizzatore sa chi ha votato, mai cosa ha votato.
- Urna: le schede sono salvate in una tabella separata, senza nome, email, link personale, ora o indirizzo IP dell'elettore: contengono solo le scelte, una chiave casuale, il giorno e l'impronta (hash) del codice ricevuta. Il codice ricevuta lo conosce solo l'elettore.
- Firma cieca (attiva di norma nelle nuove votazioni): il voto avviene in due richieste separate. Nella prima, con il link personale, il server verifica il diritto di voto e firma un "gettone" senza poterlo vedere; nella seconda, anonima e alcuni secondi dopo, il browser deposita la scheda con il gettone firmato. Il server conserva solo l'impronta dei gettoni già usati (per impedire il doppio voto), senza alcun collegamento con l'elettore. Anche chi gestisce il server non può collegare una scheda a un nome.
- Memoria del browser dell'elettore: nelle votazioni con firma cieca, finché la scheda non è depositata il browser conserva in locale (localStorage) gettone, firma e scelte, per completare il voto se la pagina si chiude o la connessione cade. Questi dati restano sul dispositivo, non vengono mai inviati insieme al link personale e si cancellano da soli dopo il deposito.
- Agli elettori, nelle votazioni con firma cieca, inviamo un'email di conferma della partecipazione: contiene solo il titolo della votazione e il link ai risultati, mai le scelte né il codice ricevuta.
- Verbale di scrutinio: nomi del presidente e del segretario / scrutatore, se l'organizzatore li indica, stampati sul PDF. Il verbale non contiene mai l'elenco dei votanti né le scelte.
- Righe in attesa dello sblocco: se l'organizzatore importa più elettori o candidati di quelli consentiti dal piano gratuito, quelli in più (nome, cognome, email cifrata) restano da parte finché la votazione non viene sbloccata, al massimo 30 giorni.
- Verifica pubblica della ricevuta: il codice inserito serve solo a controllare che la scheda sia nell'urna; non salviamo né il codice né l'esito.
Demo pubblica ("Prova a votare")
- Non chiediamo nome né email: creiamo un elettore di prova anonimo con un link usa e getta. Scelte e schede della demo sono azzerate ogni giorno.
Trova la data (sondaggio delle date senza registrazione)
- Chi crea il sondaggio: titolo, descrizione, luogo, date proposte e, se li inserisce, nome ed email (usata solo per mandargli i link e conservata finché esiste il sondaggio). Il link di gestione è salvato solo come impronta. Se è collegato al proprio account, il sondaggio è associato all'account.
- Chi partecipa: il nome che scrive e le risposte (sì / se necessario / no), visibili a tutti i partecipanti; un cookie tecnico e un link personale permettono di modificare la propria risposta (il codice è salvato solo come impronta). Non salviamo né email né indirizzo IP.
Limiti di utilizzo per indirizzo IP
- Per evitare abusi dei servizi gratuiti (registrazione, verifica della ricevuta, demo, Trova la data, Poll, verbale di scrutinio e verbale d'assemblea) contiamo i tentativi per indirizzo IP. L'indirizzo non viene salvato: salviamo solo un'impronta cifrata con una chiave segreta, insieme al contatore, e la cancelliamo alla fine della finestra di tempo (al massimo 24 ore).
Strumenti per le assemblee (calcolatore di quorum e verbale d'assemblea)
- Il calcolatore lavora solo nel browser: i numeri inseriti non vengono inviati né salvati da METIS Italia.
- Nel generatore di verbale i dati inseriti (ente, presenti, deleghe, votazioni, testi) restano nella memoria del browser del dispositivo (localStorage) finché non li cancelli con «Nuovo verbale» o svuotando i dati del sito. Quando chiedi il PDF i dati passano dal server solo il tempo di creare il file, che ti viene consegnato e non viene conservato.
- Chi usa il generatore è titolare dei dati delle persone che inserisce nel verbale.
Sondaggi Poll
- Chi crea il sondaggio: titolo, descrizione, opzioni ed eventuali immagini, scadenza, lingua, tema grafico e, se li inserisce, nome ed email (usata solo per mandargli i link); indirizzo IP. Il link di gestione è salvato solo come impronta. Se è collegato al proprio account, il sondaggio è associato all'account.
- Chi partecipa: il nome che scrive, le scelte e l'eventuale reazione (un'emoticon accanto al nome), visibili a tutti i partecipanti; l'indirizzo IP, salvato insieme alle scelte per prevenire abusi; un cookie tecnico e un link personale permettono di modificare la propria risposta (il codice è salvato solo come impronta). Il Poll è pensato per decisioni informali e non offre le garanzie di segretezza dell'Election Day.
- Controlli contro gli abusi (Poll e Trova la data): i super-amministratori di METIS Italia possono vedere i contenuti dei sondaggi (testi, opzioni, immagini, nomi dei partecipanti) per verificare che non siano usati per scopi illeciti, e possono sospenderli o cancellarli. Ogni sospensione o cancellazione viene registrata con data e autore. Un sondaggio sospeso resta conservato finché un super-amministratore non lo cancella, anche oltre i tempi indicati sotto, se può servire come prova.
Modulo contatti
- Nome, email, oggetto e testo del messaggio.
3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Creare e gestire l'account, fornire l'area riservata e l'assistenza (segnalazioni) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Svolgere le votazioni per conto dell'organizzatore: inviti, scheda, conteggio, risultati, email con i risultati e verbale di scrutinio in PDF per l'organizzatore, verifica della ricevuta | Contratto con l'organizzatore e sue istruzioni (art. 28); per l'organizzatore la base è quella del proprio rapporto con gli elettori |
| Mostrare all'organizzatore l'andamento degli inviti (email aperte, link aperti, voto avvenuto) | Legittimo interesse dell'organizzatore a verificare che la convocazione sia arrivata e a sollecitare, con un promemoria email (al massimo uno ogni 12 ore), chi non ha ancora votato (art. 6.1.f) |
| Gestire i pagamenti e gli adempimenti contabili e fiscali | Contratto e obbligo di legge (art. 6.1.b e 6.1.c) |
| Rispondere ai messaggi del modulo contatti | Misure precontrattuali / richiesta dell'interessato (art. 6.1.b) |
| Fornire il servizio Poll e impedire i voti doppi | Esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b) |
| Controllare che Poll e Trova la data non siano usati per scopi illeciti, sospendere o cancellare i sondaggi che violano le condizioni d'uso o la legge | Legittimo interesse a impedire usi illeciti del servizio e a tutelare i partecipanti; obbligo di legge quando le autorità lo richiedono (art. 6.1.f e 6.1.c) |
| Fornire i servizi gratuiti: piano Free, sblocco singolo, verbale PDF, demo, Trova la data, verifica pubblica della ricevuta | Esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b) |
| Inviare novità e offerte di METIS Italia via email | Consenso facoltativo, revocabile in ogni momento (art. 6.1.a) |
| Contare l'uso dei servizi gratuiti (eventi senza dati degli elettori) e prevenirne gli abusi (limiti per indirizzo IP, reCAPTCHA, rifiuto delle email usa e getta) | Legittimo interesse a offrire il servizio gratuito in modo sostenibile e sicuro (art. 6.1.f) |
| Quadro delle votazioni per i super-amministratori (soli dati di servizio, senza dati di elettori e candidati) | Legittimo interesse a gestire, dimensionare e proteggere il servizio; per i dati delle votazioni nell'ambito delle istruzioni dell'organizzatore come responsabile (art. 6.1.f e art. 28) |
| Sicurezza: blocco dei tentativi di accesso ripetuti, protezione anti-robot dei moduli (reCAPTCHA), registro degli accessi, backup | Legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f) |
| Statistiche di visita della pagina di voto dei Poll (Google Analytics) | Consenso, espresso tramite il banner dei cookie (art. 6.1.a) |
| Difendere i propri diritti in caso di contestazioni | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
Non usiamo i dati per pubblicità, profilazione, remarketing o newsletter, non li vendiamo e non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle persone. I dati obbligatori dei moduli sono necessari per fornire il servizio: senza di essi non è possibile, per esempio, creare l'account o inviare gli inviti.
4. Come proteggiamo i dati
- Collegamento cifrato (HTTPS); password salvate solo come impronta non reversibile; email di candidati ed elettori cifrate nel database.
- Separazione tra registro degli elettori e urna, firma cieca, codice ricevuta conservato solo come impronta; urna pubblicata a votazione chiusa solo se contiene almeno 5 schede, per evitare che poche schede rivelino il voto di qualcuno.
- Ogni organizzatore vede solo le proprie votazioni; protezione dei moduli da richieste contraffatte; disconnessione automatica dopo 30 minuti di inattività; blocco dopo tentativi di accesso errati.
- Accesso ai dati limitato a chi deve gestire il servizio, con obbligo di riservatezza.
5. A chi comunichiamo i dati
I dati non vengono diffusi. Possono riceverli, solo per quanto necessario, questi fornitori, che agiscono come responsabili del trattamento o come titolari autonomi per i propri servizi:
- Aruba S.p.A. (Italia): hosting del sito e del database, invio delle email. Informativa
- PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Lussemburgo): pagamento delle licenze. Informativa
- Google (Google Ireland Ltd / Google LLC): reCAPTCHA sui moduli contatti, Poll, registrazione, Trova la data e verifica della ricevuta, caratteri tipografici Google Fonts, Google Analytics sulla sola pagina di voto dei Poll. Informativa
- Servizi di distribuzione delle librerie (jsDelivr, cdnjs/Cloudflare, code.jquery.com, cdn.datatables.net) e, nella sola area riservata, l'editor di testo TinyMCE (Tiny Technologies): al caricamento delle pagine ricevono l'indirizzo IP e i dati tecnici del browser, come accade con qualunque risorsa scaricata da internet.
- Autorità pubbliche, quando la legge lo richiede.
Gli indirizzi email degli elettori vengono usati solo per inviare gli inviti, gli eventuali promemoria e le conferme della votazione per la quale l'organizzatore li ha inseriti.
6. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Il database e il sito sono ospitati in Italia. Alcuni fornitori (Google, servizi di distribuzione delle librerie, TinyMCE) possono trattare dati tecnici anche negli Stati Uniti o in altri Paesi; in questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea per le società aderenti all'EU-U.S. Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali standard. Puoi chiedere maggiori informazioni scrivendo a info@metisitalia.it.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alle finalità indicate; poi li cancelliamo o li rendiamo anonimi.
| Dati | Tempo di conservazione |
|---|---|
| Account dell'organizzatore (dati del profilo) | Finché l'account è attivo. Con "Elimina profilo" e la conferma dal link ricevuto via email vengono cancellati subito, insieme a tutte le votazioni (candidati con le foto, elettori, urna, gettoni della firma cieca) e alle segnalazioni. |
| Votazioni: candidati, elettori, andamento degli inviti, urna anonima, impronte dei gettoni | Per conto dell'organizzatore, finché lui non elimina la votazione (possibile prima dell'inizio oppure da 7 giorni dopo la chiusura, periodo in cui restano consultabili risultati e ricevute) o il proprio profilo. Consigliamo agli organizzatori di eliminare le votazioni concluse quando non servono più. |
| Dati di ripresa del voto nel browser dell'elettore (firma cieca) | Fino al deposito della scheda, poi cancellati automaticamente. Se il voto non viene completato restano solo su quel dispositivo e si possono cancellare svuotando i dati del sito nel browser. |
| Pagamenti delle licenze e degli sblocchi | 10 anni, come previsto dalla normativa contabile e fiscale (art. 2220 codice civile), anche dopo la cancellazione dell'account. |
| Consenso a novità e offerte | Finché non lo revochi o cancelli l'account. |
| Logo dell'organizzazione ed eventi di utilizzo dei servizi gratuiti | Finché l'account è attivo; cancellati con il profilo (il logo anche quando lo sostituisci o lo rimuovi). |
| Righe importate in attesa dello sblocco | Al massimo 30 giorni; prima se la votazione viene sbloccata (diventano elettori o candidati) o eliminata. |
| Demo pubblica (elettori di prova e schede) | Al massimo 24 ore. |
| Trova la data (sondaggio, nomi, risposte, email di chi lo crea) | Cancellati in automatico 90 giorni dopo l'ultima data proposta; prima se chi lo ha creato lo elimina. |
| Impronte degli indirizzi IP per i limiti di utilizzo | Fino alla fine della finestra di controllo, al massimo 24 ore. |
| Segnalazioni al team | Finché l'account è attivo; cancellate con il profilo. |
| Messaggi del modulo contatti | 24 mesi dall'invio. |
| Sondaggi Poll (contenuti, preferenze, indirizzi IP) | 12 mesi dalla scadenza del sondaggio; prima su richiesta di chi lo ha creato. |
| Registro degli accessi al sito e all'area riservata (IP, browser, pagine) | 12 mesi. |
| Tentativi di accesso errati (impronta dell'email, IP) | Al massimo 24 ore; cancellati subito dopo un accesso riuscito. |
| Cookie di sessione | Fino alla chiusura del browser; l'accesso all'area riservata scade dopo 30 minuti di inattività. |
| Cookie tecnico del Poll (per modificare la propria risposta) e cookie delle scelte sul banner | 120 giorni il primo; fino a 12 mesi il secondo. |
| Bozza del verbale d'assemblea e numeri del calcolatore (solo nel browser) | Finché non li cancelli; il PDF del verbale non viene conservato. |
| Cookie tecnico di Trova la data (per modificare la propria risposta) | 120 giorni. |
| Statistiche Google Analytics (pagina di voto dei Poll) | Secondo le impostazioni del servizio Google, solo con il tuo consenso. |
| Log tecnici del fornitore di hosting | Secondo i tempi stabiliti da Aruba per la sicurezza del servizio. |
| Copie di sicurezza (backup) del database | Conservate per un periodo limitato e poi sostituite dalle copie successive: un dato cancellato può restare nei backup fino alla loro sovrascrittura, senza essere usato per altri scopi. |
I dati possono essere conservati più a lungo solo se lo impone la legge o un'autorità, o per difendere un diritto in una contestazione già avviata, limitatamente ai dati necessari.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento di accedere ai tuoi dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile da computer (portabilità) e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Se hai dato il consenso (per esempio ai cookie statistici o a ricevere novità e offerte) puoi revocarlo quando vuoi, senza conseguenze sui trattamenti già fatti.
L'organizzatore può modificare il proprio profilo e cancellarlo in autonomia dall'area riservata. Per le altre richieste scrivi a info@metisitalia.it o alla PEC silvia.baudrino@pec.it: rispondiamo gratuitamente entro 30 giorni.
Per il segreto del voto, una scheda già depositata nell'urna non può essere restituita né cancellata su richiesta del singolo elettore: non è collegata al suo nome e quindi non è possibile riconoscerla.
Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o rivolgerti all'autorità giudiziaria.
9. Modifiche a questa informativa
Aggiorneremo questa informativa quando cambia il servizio o la normativa; la data in alto indica l'ultima versione. In caso di modifiche rilevanti informeremo gli utenti registrati via email o nell'area riservata.